Existe una gran cantidad de metodologías y herramientas para gestionar el tiempo y las actividades. Uno de las metodologías de gestión de actividades es el método Getting Things Done (GTD). El método fue creado e introducido por David Allen a través de su libro: Organizate con eficacia.

El método GTD se basa en dos principios entrelazados: (1) una persona debe focalizarse en una única acción/tarea al mismo tiempo para ser eficaz y eficiente; y (2) para poder focalizarse en únicamenre una acción/tarea, la persona necesita liberar su mente del resto de tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer, simplemente hacerlas.

Getting_Things_Done

El método GTD tiene 5 fases:

  • Recopilar. Según el método GTD, una persona debe de disponer de un “cubo” (eg. una libreta) para recopilar todo aquello que debe de ser procesado o almacenado más tarde. De esta manera, esta persona puede liberar su mente y focalizar su atención en la tarea que está procesando en ese momento. En consecuencia, cada vez que la persona recuerde algo que debe de almacenar o procesar, tendrá que apuntarlo en su “cubo” y olvidarse de ellas.
  • Procesar. El método GTD propone procesar los elementos del “cubo” una o dos veces al día (aunque podrían ser más veces). Los pasos a seguir en esta fase son:
    1. Empezar siempre por el principio del cubo.
    2. No procesar más de un elemento a la vez.
    3. No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
    4. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
      • Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
      • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
      • Posponlo.
    1. Si un elemento no requiere una acción,
      • Archívalo como referencia.
      • Deséchalo si no es procedente.
      • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
      • Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que esta para revisarlo por el área correspondiente
  • Organizar. El método GTD propone un listado de listas de tareas para optimizar el tiempo. No obstante, pueden ser más.
    1. Acciones próximas. Listado de tareas por orden de realización.
    2. Proyectos. La mayoría de tareas necesitan de varias acciones para ser completadas. El método GTD propone agrupar esas acciones en listas llamadas “proyectos”. De esta manera, podemos evaluar el estado de cada proyecto de forma independiente.
    3. En espera. En esta lista, se alamacenan todas las acciones que están esperando la acción de alguien o algo externo para ser realizadas. Por ejemplo, un informe de un compañero que solicitaste la semana pasada.
    4. Algún día/Quizá. Este último listado contiene las acciones que deseas realizar pero actualmente no es posible. Un ejemplo podría ser ‘aprender Chino’.
  • Revisar. La método GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado.
  • Hacer. Por supuesto, la gestión de tareas no es suficiente si la persona no realiza las tareas. Es importante resaltar la necesidad de focaliza la atención en la acción o tarea que se está realizando, y confiando el resto a nuestro sistema GTD.